Termeni și condiții

1. Părțile contractante

Prezentul contract se încheie între:

Furnizorul: S.C. Plasmik Studio S.R.L., cu sediul social în România, denumită în continuare "Arhivault" sau "Furnizorul".
Clientul: Orice persoană fizică sau juridică care creează un cont și utilizează serviciile platformei Arhivault, denumită în continuare "Clientul" sau "Utilizatorul".

Arhivault este o platformă software-as-a-service (SaaS) pentru gestionarea documentelor financiare, facturare, managementul proiectelor, urmărirea timpului și administrarea resurselor umane. Prin utilizarea platformei, Clientul acceptă integral prezentele condiții.

Serviciile Arhivault includ, fără a se limita la:

Crearea, personalizarea și trimiterea facturilor electronice
Integrarea cu sistemul ANAF e-Factura (SPV) pentru facturi electronice
Integrarea cu Gmail pentru sincronizarea atașamentelor din e-mail
Integrarea cu Finqware pentru conectarea conturilor bancare și sincronizarea tranzacțiilor
Gestionarea clienților și furnizorilor
Managementul proiectelor, bugetelor și costurilor
Urmărirea timpului de lucru (pontaj) și gestionarea concediilor
Administrarea angajaților și a informațiilor HR
Stocarea și partajarea securizată a fișierelor
Inbox personalizat pentru recepția documentelor prin e-mail
Anunțuri și comunicare internă în cadrul organizației
Rapoarte și analiză financiară
Export de date conform GDPR (DSAR)

3. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont, Clientul declară că a citit, a înțeles și acceptă în totalitate prezentele condiții. Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica aceste condiții, cu notificarea prealabilă a Clientului cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor. Continuarea utilizării serviciilor după notificare constituie acceptarea noilor condiții.

4. Durata contractului

Contractul se încheie pe durată nedeterminată, începând cu data creării abonamentului. Abonamentele plătite se reînnoiesc automat la sfârșitul perioadei contractate, cu excepția cazului în care Clientul solicită rezilierea cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea perioadei curente.

Perioada de probă gratuită este disponibilă conform planului Starter și oferă acces limitat la funcționalitățile platformei.

5. Planuri și plăți

Arhivault oferă următoarele planuri de abonament:

Starter (gratuit): Funcționalități de bază cu limite de stocare și utilizatori.
Pro: Funcționalități avansate, mai mulți utilizatori și spațiu de stocare extins.
Enterprise: Funcționalități nelimitate, suport dedicat și configurare personalizată.

Plățile se procesează prin Stripe. Clientul este responsabil pentru menținerea informațiilor de plată actualizate. Facturile pentru abonament sunt emise automat și disponibile în contul Clientului.

6. Disponibilitatea serviciului

Furnizorul garantează o disponibilitate a serviciului de cel puțin 99,8%, excluzând perioadele de mentenanță programată, despre care Clientul va fi notificat în prealabil. În cazul în care disponibilitatea scade sub acest prag, Clientul poate solicita compensații proporționale.

7. Obligațiile Clientului

Clientul se obligă:

Să furnizeze informații corecte și actualizate la înregistrare și pe toată durata utilizării
Să respecte legislația în vigoare privind documentele financiare și fiscale
Să nu utilizeze platforma în scopuri ilegale sau frauduloase
Să asigure confidențialitatea credențialelor de acces
Să respecte drepturile de proprietate intelectuală ale Furnizorului
Să nu efectueze inginerie inversă, decompilare sau copiere a platformei
Să respecte legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR)
Să informeze Furnizorul în termen de 24 de ore în cazul identificării unei breșe de securitate

8. Obligațiile Furnizorului

Furnizorul se obligă:

Să asigure funcționarea continuă a platformei conform nivelului de disponibilitate garantat
Să ofere suport tehnic prin e-mail, de luni până vineri, între orele 09:00–18:00
Să efectueze copii de siguranță regulate ale datelor
Să protejeze datele Clientului prin criptare (AES-256 în repaus, TLS 1.3 în tranzit)
Să notifice Clientul cu privire la orice modificare a termenilor sau a funcționalităților
Să păstreze confidențialitatea datelor Clientului

9. Proprietate intelectuală

Platforma Arhivault, inclusiv codul sursă, designul, marca, logo-ul și documentația aferentă, sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului. Clientul obține doar un drept de utilizare limitat, netransmisibil și neexclusiv pe durata contractului.

Datele introduse de Client în platformă rămân proprietatea exclusivă a Clientului.

10. Integrări cu servicii terțe

Arhivault oferă integrări cu servicii terțe. Utilizarea acestor integrări implică acceptarea termenilor furnizorilor respectivi:

ANAF e-Factura (SPV): Clientul este responsabil pentru autorizarea accesului OAuth și corectitudinea facturilor transmise către ANAF.
Gmail (Google) si Outlook (Microsoft): Sincronizarea se face prin OAuth 2.0. Clientul autorizează accesul la contul de e-mail. Arhivault procesează doar atașamentele conform configurării Clientului.
Finqware: Accesul la datele bancare se face prin Open Banking. Autorizarea expiră la 90 de zile și necesită reînnoire.
Stripe: Plățile și abonamentele sunt gestionate prin Stripe. Se aplică termenii și condițiile Stripe.

Furnizorul nu este responsabil pentru funcționarea sau disponibilitatea serviciilor terțe.

11. Limitarea răspunderii

Furnizorul nu este responsabil pentru:

Daune directe sau indirecte rezultate din utilizarea incorectă a platformei
Pierderi financiare datorate erorilor din documentele create de Client
Indisponibilitatea serviciilor terțe integrate
Pierderea datelor cauzată de acțiunile Clientului
Întreruperi cauzate de forță majoră

Răspunderea totală a Furnizorului este limitată la valoarea abonamentului plătit de Client în ultimele 12 luni.

12. Rezilierea contractului

Contractul poate fi reziliat:

Prin acordul ambelor părți
De către Client, cu preaviz de 30 de zile, prin solicitare din contul său
De către Furnizor, în cazul încălcării repetate a acestor termeni
De către Furnizor, în cazul neplății abonamentului timp de 30 de zile
În caz de insolvență sau dizolvare a oricărei părți

La reziliere, Clientul poate solicita exportul datelor sale. După 90 de zile de la reziliere, datele vor fi șterse definitiv, cu excepția celor necesare conform obligațiilor legale sau pentru jurnal de audit.

13. Confidențialitate

Ambele părți se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor obținute pe parcursul relației contractuale. Nu se vor divulga informații confidențiale fără consimțământul scris al celeilalte părți, cu excepția cazurilor impuse de lege.

14. Forță majoră

Niciuna dintre părți nu va fi responsabilă pentru neexecutarea obligațiilor în cazul unor evenimente de forță majoră (catastrofe naturale, războaie, pandemii, defecțiuni ale infrastructurii de internet la nivel regional sau global). Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 5 zile de la producerea evenimentului. Dacă situația depășește 60 de zile, oricare dintre părți poate rezilia contractul.